Arhivare electronică 101: fundamentele pe care fiecare afacere ar trebui să le cunoască
.jpg)
Arhivarea electronică reprezintă un proces de bază pentru orice afacere modernă, fie că este vorba despre o firmă de producție sau de o companie din domeniul serviciilor. Cum să aplici această metodă eficientă de a organiza, stoca și proteja documentele importante? Iată care sunt etapele arhivării electronice, pe care fiecare manager ar trebui să le cunoască:
Selectarea software-ului adecvat pentru arhivare electronică
Alegerea unei soluții de software pentru arhivarea în mediul digital reprezintă fundamentul acestui demers important pentru organizațiile moderne. Soluția selectată trebuie să fie securizată, ușor de utilizat și capabilă să suporte diferite formate de fișiere. De asemenea, ar trebui să ofere posibilitatea de a adăuga tag-uri și metadate, pentru o căutare facilă.
Diverse tipuri de documente care pot fi stocate digital includ facturi, contracte, documente de personal, e-mailuri și multe altele. În funcție de volumul de date care va fi gestionat și nivelul de securitate necesar, cerințele specifice de conformitate pot varia. În plus față de costul inițial de achiziție, apar costurile de implementare, de instruire a personalului, de întreținere și de actualizare a aplicației software pentru arhivare electronică.
Implementarea unui sistem de organizare a documentelor
Configurarea unui sistem coerent de organizare a documentelor în arhive electronice asigură accesibilitatea și securitatea datelor. Identifică tipurile de documente care trebuie arhivate și caracteristicile lor (volume, tipuri de fișiere, frecvența de acces). Stabilește ce vrei să realizezi cu acest sistem de arhivare (îmbunătățirea accesului la documente, conformitate cu reglementările legale, securizarea datelor ș.a.).
Alege un software care să corespundă nevoilor organizației tale. Acesta ar putea fi un sistem de management al documentelor (DMS), un sistem de management al conținutului (CMS) sau soluții specific personalizate. Asigură-te că soluția aleasă are funcționalități de indexare, căutare, acces controlat, versionare, backup și securitate. Definește metadatele (autor, dată, tip document) care vor fi atașate fiecărui document, pentru a facilita căutarea și organizarea.
Instalează și configurează software-ul pe serverele organizației sau în cloud, conform specificațiilor producătorului. Asigură compatibilitatea și integrarea cu alte sisteme existente în organizație, cum ar fi email, ERP, CRM etc. Creează politici pentru gestionarea documentelor, cum ar fi proceduri de arhivare, retenție, distrugere și acces.
Securitatea datelor din arhive electronice
Protejarea informațiilor sensibile este esențială pentru arhivarea electronică a documentelor de business. Asigură-te că ai ales un soft ce oferă criptare robustă și posibilități de autentificare multi-factor. De asemenea, este important să implementezi politici clare despre persoanele care pot accesa anumite documente.
Integrează un sistem de backup eficient, pentru a preveni pierderea datelor din arhiva electronică a firmei. Acesta trebuie să includă metode de recuperare a datelor în cazul unor incidente, cum ar fi atacuri cibernetice sau defecțiuni ale unor echipamente hardware.
Conformitate, reglementări și instruire pentru utilizarea arhivei electronice
Fiecare țară are reglementări specifice privind păstrarea documentelor. Este important să te asiguri că sistemul de arhivare electronică respectă aceste reglementări, inclusiv cele legate de protecția datelor personale (GDPR în UE, de exemplu).
Angajații trebuie să fie instruiți cum să utilizeze sistemul de arhivare electronică. Programele de formare și training ar trebui să acopere aspecte precum încărcarea documentelor, căutarea și recuperarea informațiilor, practicile și protocoalele de securitate a datelor arhivate.
Implementarea eficientă a arhivării electronice contribuie la îmbunătățirea eficienței operaționale, reducerea costurilor și asigurarea conformității legale. Aceasta nu doar că protejează documentele importante, dar facilitează și un acces mai rapid și mai sigur la informații, fiind o investiție valoroasă pentru orice afacere.
arhivadia.ro
AGERPRES nu îşi asumă responsabilitatea pentru informaţiile conţinute de comunicatele primite şi publicate în fluxul de ştiri sau pe site-ul public. Responsabilitatea conţinutului aparţine exclusiv emitentului comunicatului de presă.
Agenţia Naţională de Presă AGERPRES nu poate fi trasă la răspundere pentru informaţii inexacte/false transmise de către emitenţii comunicatelor de presă.
AGERPRES îşi rezervă dreptul de a nu publica comunicatele de presă care conţin exprimări injurioase, atacuri la persoană şi/sau acuzaţii, încălcări ale drepturilor altor persoane, garantate de Constituţia României.
Conținutul website-ului www.agerpres.ro este destinat exclusiv informării publice. Toate informaţiile publicate pe acest site de către AGERPRES sunt protejate de către dispoziţiile legale incidente. Sunt interzise copierea, reproducerea, recompilarea, modificarea, precum şi orice modalitate de exploatare a conţinutului acestui website. Detalii în secţiunea Condiții de utilizare. Dacă sunteţi interesaţi de preluarea ştirilor AGERPRES, vă rugăm să contactați Departamentul Marketing – [email protected].
Utilizarea secţiunii Comentarii reprezintă acordul dumneavoastră de a respecta termenii şi condiţiile AGERPRES în ceea ce priveşte publicarea comentariilor pe www.agerpres.ro.
Business OTS
Vocea ta, vizibilitatea ta: articolele tale, în lumina reflectoarelor!
Cum poate o casă de marcat să îți optimizeze vânzările și gestionarea stocurilor?
Eficiența în comerț nu este un lux, ci o necesitate. Dacă administrezi un magazin de cartier, o cafenea sau un lanț de retail, gestionarea corectă a vânzărilor și a stocurilor este esențială pentru succesul pe termen lung. Astfel, o casă marcat nu este doar un instrument fiscal obligatoriu, ci un adevărat partener de business. Alegerea corectă a unui astfel de echipament poate însemna diferența dintre haos și control, dintre pierderi și profit. De ce să alegi o casă de marcat performantă?
Harrison lansează un nou modul digital care simplifică achizițiile publice și reduce birocrația
București, aprilie 2025 – Harrison, companie românească cu peste 14 ani de experiență în consultanță pentru administrația publică, anunță lansarea unui nou modul în cadrul platformei HarrisonApp: Modulul de Achiziții Publice – Planificare și Organizare. Această soluție digitală este dedicată instituțiilor care doresc să simplifice procesele birocratice, să câștige timp și să reducă riscurile de neconformitate în gestionarea achizițiilor publice. Prin lansarea noului modul, Harrison continuă să își consolideze poziția de partener strategic pentru autoritățile locale și centrale care doresc să își crească eficiența operațională și transparența.
Adaptor distanțier galerie admisă Naraku pentru piese Kymco: performanță îmbunătățită și montaj eficient
Pentru pasionații de scutere și motociclete Kymco, fiecare componentă contează atunci când vine vorba de optimizarea performanței vehiculului. Unul dintre cele mai importante elemente în gestionarea fluxului de aer și carburant este galeria de admisie. Îmbunătățirea sistemului de admisie poate aduce avantaje semnificative în ceea ce privește puterea și eficiența motorului. În acest context, adaptorul distanțier galerie admisa Naraku este un accesoriu esențial pentru cei care doresc să își îmbunătățească performanțele scuterului sau motocicletei Kymco. Ce este adaptorul distanțier galerie admisă Naraku?
Elisara lansează Masajul Imperial – O experiență revoluționară de relaxare și revitalizare
Elisara, centrul de wellness dedicat rafinamentului și stării de bine, anunță lansarea in București a unui nou serviciu exclusivist: Masajul Imperial Elisara. Acest tratament premium redefinește conceptul de relaxare printr-o combinație inovatoare de tehnici terapeutice personalizate și aromaterapie de lux. Elisara, centrul de wellness dedicat rafinamentului și stării de bine, anunță lansarea in București a unui nou serviciu exclusivist: Masajul Imperial Elisara. Acest tratament premium redefinește conceptul de relaxare printr-o combinație inovatoare de tehnici terapeutice personalizate și aromaterapie de lux. O experiență personalizată, creată pentru nevoile tale
ANUNT DE PARTICIPARE LA PROCEDURA COMPETITIVĂ - 28.04.2025
Titlul proiectului: „Creșterea competitivității "SPIACT CF ARAD" SA prin dotarea cu echipamente teh
Comunicat de presă - SOFIS MOBILI SRL
Titlul proiectului: „Dezvoltarea activității societății SOFIS MOBILI SRL” Numele beneficiarului: SOFIS MOBILI SRL Cod MySMIS: 324073 PRIORITATEA 1 - Competitivitate prin inovare si intreprinderi dinamice Obiectivul general al proiectului il constituie cresterea competitivitatii intreprinderii SOFIS MOBILI SRL prin realizarea unei investitii initiale in domeniul fabricarii mobilei. Obiectivele specifice ale proiectului sunt următoarele: 1. Dotarea cu echipamente tehnologice, utilaje, instalatii de lucru specifice activitatii de fabricare a mobilei, dupa cum urmeaza: Circular de formatizat: 1 buc, Masina aplicat cant pe o latura: 1 buc, CNC in 3 axe: 1 buc, CNC in 5 axe: 1 buc, Compresor: 1
Bateriile solare – merită sau nu?
Pe măsură ce tot mai mulți români aleg să-și instaleze panouri fotovoltaice, apare inevitabil întrebarea: „Merită sau nu să investesc și într-o baterie pentru stocarea energiei?” Răspunsul nu este unul universal, pentru că depinde de nevoile și obiectivele fiecăruia. Totuși, un lucru e clar – bateriile pot transforma un sistem obișnuit într-unul cu adevărat performant, eficient și aproape autonom. De ce ai nevoie de o baterie într-un sistem fotovoltaic?
Pedodonție – Grija Dentară de la Cele Mai Fragede Vârste
Zâmbetul copiilor este neprețuit, iar sănătatea dentară joacă un rol esențial în dezvoltarea lor armonioasă. Pedodonția, cunoscută și sub denumirea de stomatologie pediatrică, este ramura medicinei dentare dedicată exclusiv îngrijirii orale a copiilor – de la primul dințișor și până la adolescență. În cadrul clinicii noastre din Cluj, punem accent pe prevenție, educație și tratamente personalizate pentru cei mici, într-un mediu prietenos și sigur. Ce este pedodonția și de ce este importantă?
Împletind tradiția cu prezentul: cum să alegi daruri românești autentice în lunile mai și iunie
Când mai se arată cu ploile sale calde și florile își ridică obrazul spre soare, sufletul românesc renaște, așa cum o face natura întreagă. În satele vechi, sfârșitul primăverii și începutul verii erau un prilej de sărbătoare: de la Arminden și până la Sânziene, fiecare zi purta în ea o bucurie, un obicei, o rugăciune sau un dans. Astăzi, în lumea noastră grăbită, putem să aducem aceste tradiții înapoi în viața noastră. Prin daruri alese cu grijă – obiecte meșteșugite, țesături brodate, gusturi curate – putem păstra vie o parte din sufletul acestui pământ.
La aniversarea celor 5 ani, în 2025, Narada lansează campania „Generația Extraordinară suntem noi!”
Potrivit bilanțului din ultimii cinci ani și raportului anual de impact pentru 2024, Peste 850.000 de copii aflați în situație de vulnerabilitate educațională au acces la școală și peste 500 de școli au fost reabilitate și dotate, după intervențiile organizației Narada
Digitalizarea în domeniul financiar-contabil, între obligație și opțiune strategică
Implementarea în România a sistemelor obligatorii, precum e-Factura sau raportarea SAF-T, a arătat clar că tranziția către digital nu mai poate fi amânată. În prezent, lipsa digitalizării înseamnă nu doar întârzieri și erori, ci și costuri suplimentare, dificultăți în interacțiunea cu autoritățile fiscale și riscuri de sancțiuni care pot afecta serios stabilitatea unei afaceri, consideră specialiștii TPA Romania, companie de top în Europa Centrală și de Est, specializată în contabilitate, fiscalitate, audit financiar și consultanță juridică. „Introducerea e-Factura a
Panouri fotovoltaice montate în siguranță: Soluții inovatoare de la Comfortex Energy
Panourile fotovoltaice reprezintă cea mai importantă sursă de energie verde, aleasă de tot mai mulți români care doresc să-și amenajeze casa viitorului. Pentru performanțe optime și rezistență la factorii de mediu, este esențial ca sistemul de prindere să fie eficient și sigur. Comfortex Energy oferă profile din aluminiu pentru industria panourilor solare – soluții inovatoare 100% Made in România. Comfortex Energy – gamă completă de produse pentru fixarea panourilor solare Comfortex Energy, cel mai nou membru al Grupului Comfortex, este o companie înființată în
LT.Wealth lansează platforma TalentFinanciar.ro și aduce în România prima evaluare a „talentului financiar” personal
Cu o componentă psihologică, ce vizează comportamentele românilor în relația cu banii și investițiile, LT.Wealth împreună cu IZI Data își propune să mapeze până la finalul anului 2025 profilul și talentele financiare ale românilor, pe un eșantion fără precedent în România pentru un astfel de studiu, respectiv 10.000 de persoane. Pe baza acestui studiu, LT.Wealth, un nou jucător în consultanța financiară, fondat de Lucian Streche, propune o abordare inovatoare ce îmbină educația financiară person
Cum se spală costumele de baie pentru a le păstra într-o stare optimă cât mai multe veri?
Costumele de baie nu sunt doar piese vestimentare estivale, ci investiții în confort, stil și încredere. Indiferent că vorbim de un costum de baie de designer sau de unul mai accesibil, toate au nevoie de îngrijire atentă pentru a-și păstra culoarea, forma și elasticitatea. Spălarea corectă face diferența între un costum care rezistă ani și unul care se degradează după o vară. De ce se degradează costumele de baie? Costumele de baie sunt expuse la o combinație de factori agresivi: Clorul din piscine afectează fibrele elastice. Sarea din apă și razele UV
Viitor Plus și ENGIE Romania încheie cu succes proiectul „Educație și practică în eficiența energetică a clădirilor”
București, 28 aprilie – Asociația Viitor Plus și ENGIE Romania anunță finalizarea proiectului ”Educație și practică în eficiența energetică a clădirilor”, o inițiativă dedicată domeniului eficienței energetice, care îmbină atât soluții tehnice concrete, cât și o componentă educativă extinsă, adresată elevilor și cadrelor didactice din întreaga țară. Finanțat de ENGIE Romania prin Platforma de mediu pentru București – un program al Fundației Comunitare București și ING Bank – proiectul reflectă angajamentul companiei pentru sprijinirea tranziției energetice prin implicare directă în proiecte care vizează mediul și eficiența energetică.
Cum să îngrijești corect un cap de manechin cu păr natural pentru o durată de viață extinsă
Un cap de manechin cu păr natural poate fi o investiție valoroasă, mai ales dacă lucrezi în domeniul coafurii sau al machiajului. Pentru a te asigura că această resursă versatilă rămâne într-o stare impecabilă de-a lungul timpului, este esențial să o întreții corect. În acest articol, vei descoperi strategiile eficiente și tehnicile de îngrijire necesare pentru a maximiza durata de viață a capetelor de manechin cu păr natural. Indiferent dacă ești interesat de metode de curățare, depozitare sau de alegerea produselor potrivite, vei găsi sfaturi practice și ușor de urmat care te vor ajuta să menții această resursă prețioasă în cea mai bună formă posibilă. Cuprins
Somnul și sănătatea: descoperă suplimentele naturale pentru un somn mai odihnitor
Somnul este o stare naturală de odihnă esențială pentru funcționarea optimă a organismului. În timpul somnului, corpul tău trece prin diverse etape care permit regenerarea celulelor, consolidarea memoriei și menținerea echilibrului hormonal. Fără un somn adecvat, te poți confrunta cu probleme de concentrare, iritabilitate și chiar cu afecțiuni mai grave pe termen lung. Lipsa somnului de calitate poate avea efecte devastatoare asupra sănătății fizice și mentale. Tulburările de somn sunt asociate cu un risc crescut de boli cardiovasculare, diabet și depresie. Prin urmare, asigurarea unui somn suficient și odihnitor este esențială pentru menținerea unei stări optime de sănătate și bunăstare. Legătura dintre somn și sănătate Legătura dintre somn și sănătate este complexă și interconectată. Somnul nu doar că îți reîncarcă bateriile, dar joacă și un rol vital în procesul de vindecare și regenerare celu
Înainte să cumperi din afară, uită-te la ce ai acasă!
Înainte să alegi un distilat străin, gustă esența Transilvaniei – pălinca ZETEA, distilată cu onoare din generație în generație Există gusturi care nu se uită niciodată și arome care trezesc amintiri adânc înrădăcinate în adâncul sufletului. E suficient să ridici guști un pahar de pălinca ZETEA și, brusc, te trezești într-o curte largă de la țară, cu meri în floare și miros de iarbă proaspăt cosită. O astfel de băutură te face să reflectezi la rădăcini, la mândria de a fi român și îți poartă gândurile către oamenii care nu au uitat cum se făceau lucrurile odinioară – cu răbdare, cu suflet și cu respect pentru natură. Distileria Zetea, sub atenta îndrumare a lui
Pregătește-ți arsenalul pentru pescuit: voblere, fire, lansete spinning le poți comanda la Baracuda!
Te regăsești în tihna ta când mergi la pescuit? Ai dezvoltat o pasiune pentru acest tip de activitate? Este timpul să duci totul la un alt nivel. Pentru mulți dintre pasionați și entuziaști ai acestui sport, pescuitul este mai mult decât bucuria capturii. Este pasiunea care le aduce momente de liniște, este emoția în sine. Este binecunoscut faptul că știuca nu este doar o pradă, ci un adevărat adversar. Ori că să îi faci față, trebuie să ai echipament pe măsură. Ai de unde comanda, Baracudă vine în întâmpinarea pescarilor pa
Anevrismul aortic: O afecțiune gravă, dar tăcută
Anevrismul aortic este o dilatare anormală a aortei, vasul principal de sânge care transportă sângele din inimă către restul corpului. Aorta este cel mai mare vas sanguin din organism, iar atunci când aceasta se lărgește sau se dilată, apare un anevrism. În funcție de locația acestuia, anevrismul poate fi clasificat în două tipuri principale: anevrismul aortic toracic (afectează porțiunea superioară a aortei, în zona pieptului) și anevrismul aortic abdominal (afectează porțiunea inferioară a aortei, în zona abdomenului). De obicei, anevrismul aortic nu prezintă simptome evidente până când nu ajunge într-o dimensiune suficient de mare sau se rupe, iar acest lucru poate reprezenta o urgență medicală extrem de gravă. De aceea, anevrismul aortic este adesea numit „b