Pentru a deschide o firmă în 2024 vei avea nevoie de cartea de identitate, denumire și de o adresă pe teritoriul României.

Pentru firmele care desfășoară anumite activități, cum sunt comerțul cu arme și muniție sau cele care activează în sectorul bancar, este posibil să fie necesare avize sau autorizații specifice prealabile, însă, pentru marea majoritate, se solicită doar cartea de identitate.

Persoanele interesate de deschiderea unei întreprinderi individuale sau a unei persoane fizice autorizate trebuie să știe că pentru aceste două forme de organizare economică pot fi necesare cursuri sau studii. Sunt anumite activități pentru care se cere pregătire profesională (cursuri, studii etc.), însă nu pentru toate.

În concret, actele necesare pentru deschiderea unei firme în 2024 sunt:

• actul constitutiv;
• contract de închiriere sau de comodat pentru stabilirea sediului firmei la o adresă;
• declarație pe proprie răspundere din care rezultă îndeplinirea condițiilor de a fi asociat / administrator;
• anexa 1 privind înregistrarea fiscală;
• rezervarea de denumire;
• actele de identitate ale asociaților / administratorilor;
• dovada achitării taxelor;
• cererea de înregistrare.

Actele de mai sus sunt cele ce trebuie depuse pentru înființarea unei SRL, fiind tipul de companie cel mai des ales de români. Pot fi necesare și alte acte, de exemplu, acordul vecinilor dacă imobilul unde se stabilește sediul este apartament sau adeverință de la primărie în cazul în care în cartea de identitate este o adresă incompletă.

Actul constitutiv

Actul constitutiv va cuprinde aspectele esențiale, precum:

• datele de identificare ale asociaților și ale administratorilor;
• activitățile pe care le desfășoară compania sau codurile CAEN;
• cuantumul capitalului social;
• contribuțiile asociaților la capitalul social (dacă sunt mai mulți);
• adresa unde se stabilește sediul firmei;
• beneficiarii reali;
• modul de adoptare a hotărârilor în companie;
• alte clauze obligatorii sau facultative.

Actul constitutiv este, probabil, cel mai important act al unei societăți. Este actul în cuprinsul căreia se materializează înțelegerea dintre membrii fondatori. Poate cuprinde diverse clauze inserate cu scopul de a rezolva probleme care pot apărea.

Contractul pentru sediu

Orice companie trebuie să aibă o adresă pentru sediu. Nu este obligatoriu că la adresa respectivă firma să desfășoare o activitate. Adresa poate să servească doar pentru primirea corespondenței.

Dacă sediul firmei se stabilește acasă și nu se va achita chirie, atunci contractul ce trebuie semnat este contractul de comodat. Este tipul de convenție prin care o persoană îi dă alteia folosința unui bun în mod gratuit. Dacă pentru sediu se va achita o chirie, atunci se va semna un contract de închiriere.

La registrul comerțului trebuie depus contractul prin care societatea a dobândit folosința unui spațiu, fie că l-a primit gratuit (comodat), fie că l-a primit în schimbul unei sume de bani.

Cine nu are o adresă pentru stabilirea sediului firmei poate apela la un sediu virtual. De exemplu, o persoană care nu locuiește în Timișoara și vrea să înființeze acolo o firmă, dar nu are o adresă, poate apela la acest serviciul de găzduire de sediu social în Timișoara.

Găzduirea de sediu social este un serviciu care presupune stabilirea sediului la o anumită adresă, fără ca firma să desfășoare la sediu activitate economică. O firmă care activează în domeniul IT își poate desfășura activitatea de oriunde. La fel se întâmplă în cazul firmelor care operează în domenii precum transporturi, construcții etc.

Declarația pe proprie răspundere

Este documentul prin care societatea declară pe proprie răspundere că îndeplinește condițiile de funcționare pentru activitățile pe care le desfășoară. Aici pot fi amintite cerințele verificate de Direcția Sanitar Veterinară (DSV), Direcția de Sănătate Publică (DSP), Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM).

Este recomandabil să se autorizeze doar activitățile pe care societatea le desfășoară în prezent, nu și activități viitoare și eventuale. Este posibil ca asociații să treacă coduri CAEN în ideea desfășurării lor viitoare. Există riscul ca pentru unele sau altele dintre activități să fie necesare avize sau autorizații, motiv pentru care introducerea de coduri CAEN trebuie să se facă cu prudență. Este posibil ca autoritățile competente să vină în control și să constate că lipsesc anumite avize și să sancționeze contravențional societatea.

În declarația pe proprie răspundere se menționează și locul unde se desfășoară activitatea. Trebuie indicat dacă activitatea se desfășoară la sediu, în afara lui sau la punctul de lucru. În cazul activităților de care discutam (construcții, transport) se va menționa că activitatea se desfășoară în afara sediului social. În cazul unui salon de coafură la sediu sau la punctul de lucru.

Anexa de înregistrare fiscală

Este documentul prin care se optează pentru tipul de impozit dorit. De exemplu, la SRL se poate alege între microîntreprindere și impozit pe profit, iar PFA se poate opta între impozitarea la normă de venit și impozit pe profit.

Prin completarea acestui document se poate opta și pentru TVA, cu mențiunea că societatea poate fi înființată ca plătitoare de TVA.

Rezervarea denumirii

Procedura începe prin verificarea disponibilității denumirii dorite. Dacă denumirea este disponibilă atunci aceasta se va rezerva, iar registrul comerțului emite un act în acest sens. O denumirea rezervată are o valabilitate de 30 de zile, motiv pentru care actele trebuie depuse în interiorul acestui interval de timp.

Toate actele trebuie să aibă o dată ulterioară rezervării de denumire. Doar după ce se rezervă numele societății aceasta va putea să semneze actele care îi sunt necesare pentru înființare (comodat / închiriere). În sensul legii, compania dobândește o capacitatea de exercițiu restrânsă. După ce se înființează și dobândește personalitate juridică, firma va avea capacitate de exercițiu deplină.

Mara Cristian – Cabinet de avocat