Pentru o companie, mutarea sediului nu înseamnă doar câteva camioane cu mobilă. Înseamnă calculatoare și servere care trebuie să funcționeze din prima zi, documente care nu au voie să se piardă și angajați care trebuie să-și reia lucrul cât mai repede. De aceea, relocarea unui birou se pregătește ca un proiect, cu un plan clar și cu un responsabil pentru fiecare etapă.

De ce o relocare de birou e diferită de o mutare obișnuită

La o mutare de apartament, o zi în plus nu e o problemă. La o firmă, fiecare zi în care echipa nu poate lucra costă. În plus, un birou are lucruri pe care o locuință nu le are: stații de lucru, rack-uri de servere, imprimante de rețea, arhivă cu documente care trebuie păstrate în ordine și mobilier modular care trebuie demontat și remontat corect.

Planul în 4 etape

Firmele specializate în relocare firme și birouri lucrează, de regulă, după un plan în patru etape.

1. Evaluarea la sediul actual. Echipa vine la birou, vede ce trebuie mutat, numără posturile de lucru, verifică accesul, liftul și locurile de parcare la ambele adrese. Din această vizită rezultă un inventar și o ofertă clară.

2. Planul de relocare. Se stabilește calendarul, ordinea în care se mută departamentele și cine se ocupă de fiecare zonă. Fiecare cutie și fiecare echipament primește o etichetă cu departamentul și biroul de destinație, iar noul sediu primește un plan de amplasare.

3. Demontare și ambalare. Mobilierul de birou se demontează, echipamentele IT se ambalează separat, cu protecție antișoc, iar arhiva se pune în cutii numerotate, ca documentele să ajungă exact în aceeași ordine.

4. Transport și montaj. Totul se transportă și se descarcă direct în birourile indicate în plan, mobilierul se montează, iar fiecare angajat își găsește stația de lucru la locul ei.

Echipamentele IT și arhiva, cele mai sensibile

Calculatoarele, monitoarele și serverele se transportă în ambalaje dedicate, iar cablurile se etichetează înainte de deconectare, ca reconectarea să fie rapidă. Pentru arhivă, regula de bază este ca nimic să nu se amestece: cutii numerotate, inventar pe cutie și un responsabil din partea firmei care confirmă predarea și primirea.

Dacă noul sediu nu e gata la data stabilită sau firma se mută într-un spațiu mai mic, mobilierul și arhiva care nu încap pot fi depozitate temporar, până se găsește o soluție.

Cât durează o relocare

Durata depinde de mărimea biroului și de cât de bine este pregătit planul. Un birou mic, cu câteva posturi de lucru, se mută de obicei într-o singură zi. Sediile mari, cu zeci de posturi, rack-uri de servere și arhivă, se mută pe etape, departament cu departament, astfel încât o parte din echipă să poată lucra în continuare. Cu cât evaluarea și etichetarea sunt făcute mai devreme, cu atât ziua mutării este mai scurtă și mai previzibilă.

Cum estimezi costul unei relocări

Prețul unei relocări de birou depinde de numărul de posturi de lucru, de volumul arhivei, de cantitatea de echipamente IT, de distanța dintre sedii și de accesul la ambele adrese: etaj, lift, parcare. Cel mai sigur mod de a obține o estimare corectă este o vizită la sediu, înainte de ofertă. O ofertă făcută „din ochi”, fără să vadă nimeni biroul, ascunde de obicei costuri care apar abia în ziua mutării.

Ce poate face firma ca mutarea să fie fără stres

• Numește un responsabil intern care ține legătura cu echipa de mutări.
• Anunță angajații din timp și roagă-i să-și golească sertarele și să-și eticheteze lucrurile personale.
• Verifică internetul și telefonia la noul sediu înainte de mutare, ca firma să fie online din prima zi.
• Programează mutarea pe etape, pe departamente, dacă activitatea nu poate fi oprită complet.

„Când un client ne cheamă să-i vedem biroul, plecăm de acolo cu un plan, nu doar cu un preț. Asta face diferența dintre o mutare care durează o săptămână și una după care echipa se apucă de lucru imediat”, spun reprezentanții WEMOVE, firmă de mutări și relocări din București, activă din 2011.

Despre WEMOVE

WEMOVE a realizat peste 4.000 de mutări pentru persoane fizice și companii, din București în toată țara și în Uniunea Europeană. Pe lângă relocări de firme și birouri, oferă transport mobilă, transport marfă și spații de depozitare.

Ofertă pentru cititorii Agerpres: firmele care menționează acest articol primesc 5% reducere la relocare. Programare pentru evaluarea la sediu: 0756 143 988 (telefon și WhatsApp).

Programul este de luni până vineri între 08:00 și 18:00 și sâmbăta între 08:00 și 16:00.

ADVERTORIA.RO
Oblyo Digital SRL