Sursa foto: Pexels.com

Într-o companie care pune produse pe piața din România, ambalajul își continuă traseul mult după ce marfa pleacă din depozit. Greutatea cutiei, folia de protecție, eticheta, banda adezivă și ambalajul de transport intră în calcule separate, în timp ce datele rămân adesea împărțite între achiziții, logistică și contabilitate. O diferență mică, repetată lună de lună, poate schimba semnificativ situația de la finalul anului.

În 2026, raportarea către Administrația Fondului pentru Mediu nu se rezumă la completarea unei declarații. Operatorii economici trebuie să urmărească ambalajele puse pe piață, să susțină financiar colectarea și valorificarea deșeurilor și să poată demonstra traseul documentelor. În paralel, Regulamentul european privind ambalajele aduce termene noi, cerințe tehnice și o atenție sporită acordată compoziției fiecărui ambalaj.

Află din rândurile următoare cum se leagă raportarea deșeurilor de ambalaje de noul calendar european și ce poți verifica din timp pentru a evita diferențele costisitoare la un control.

Kilogramul lipsă se naște într-o evidență incompletă

O raportare corectă începe cu identificarea tuturor ambalajelor care ajung pe piață, nu cu deșeul adunat la finalul fluxului comercial. Cutia în care pleacă produsul este doar primul element analizat. În funcție de activitatea firmei, calculul poate include ambalajul primar, ambalajele grupate, materialele folosite la transport și componentele adăugate pentru protecție.

Operatorii economici au obligația de a raporta cantitățile de ambalaje puse pe piață și de a susține financiar colectarea și valorificarea deșeurilor provenite din acestea, cel puțin până la atingerea țintelor minime prevăzute de lege. Când obiectivul anual nu este atins, pentru diferența dintre cantitatea necesară și cea efectiv valorificată se aplică o penalitate de 2 lei pentru fiecare kilogram.

Calculul poate părea simplu pe hârtie. În practică, dificultatea apare atunci când aceeași companie folosește tipuri diferite de ambalaje, schimbă furnizorii sau livrează produse prin mai multe canale. Printre zonele care merită verificate se află:

- ambalajul care învelește direct produsul vândut;

- ambalajul grupat, folosit pentru mai multe unități comerciale;

- cutiile, paleții, foliile și elementele de protecție utilizate la transport;

- materialele adăugate în coletele expediate prin comerț electronic.

O factură de la furnizor nu arată automat masa exactă a ambalajului folosit pentru fiecare produs. Nici evidența stocurilor nu separă întotdeauna cartonul de plastic, metalul, lemnul sau materialele compozite. De aici apar diferențe între cantitatea cumpărată, cantitatea utilizată și cantitatea declarată.

Un control fiscal poate privi ultimii cinci ani de activitate. Dacă autoritățile constată că ambalajele nu au fost valorificate conform cerințelor legale, sumele de plată se pot stabili retroactiv până la data verificării. Pentru o companie cu rulaje mari, problema nu mai ține de o singură declarație corectată, ci de un istoric întreg care trebuie susținut cu documente.

Un detaliu trecut cu vederea poate cântări literalmente în buget. Banda adezivă pare nesemnificativă într-un colet, însă volumele lunare transformă elementele mici în cantități care merită urmărite.

Regulamentul (UE) 2025/40 și fișa tehnică pentru fiecare ambalaj

Regulamentul (UE) 2024/3110 acoperă toate tipurile de ambalaje și deșeurile provenite din acestea, indiferent dacă vorbim despre activități industriale, comerciale, servicii, birouri sau gospodării.

Calendarul nu pune toate obligațiile în funcțiune în aceeași zi. Astfel, unele cerințe devin aplicabile la 18 luni de la intrarea în vigoare (în a doua jumătate a anului 2026), în timp ce altele au termene stabilite pentru 2028, 2030, 2035 sau mai târziu. Pentru companii, această succesiune face necesară o evidență mai precisă a ambalajelor încă din prezent.

Prevederi cu efect direct asupra modului de lucru

1. Reciclabilitatea generală: Toate ambalajele introduse pe piață trebuie să fie reciclabile până în 2030, iar reciclarea la scară largă devine un criteriu aplicabil ulterior (din 2035), în condițiile stabilite de regulament.
2. Păstrarea documentației: Producătorii și importatorii trebuie să păstreze documentația tehnică pentru o perioadă de 5 ani, respectiv 10 ani în cazul ambalajelor reutilizabile.
3. Limita spațiului gol (din 2030): Pentru ambalajele de grupare, transport și comerț electronic, spațiul gol va fi limitat la maximum 50%, luând în calcul și materialele de umplutură.
4. Etichetarea armonizată: Va facilita identificarea materialelor și sortarea lor la nivel european, după intrarea în vigoare a cerințelor tehnice aferente.

Efectul asupra logisticii și achizițiilor

Notă: Regula privind spațiul gol merită o atenție aparte. O cutie mare, umplută cu hârtie tăiată, perne de aer, folie cu bule sau fulgi de polistiren, poate trece astăzi drept o soluție practică pentru transport. În viitor, volumul acestor materiale va conta direct în calculul spațiului neutilizat.

Departamentul de achiziții va avea nevoie de informații clare de la logistică, iar echipa de logistică va trebui să cunoască în detaliu cerințele de ambalare.

Pregătirea începe cu o fișă simplă pentru fiecare tip de ambalaj:

• Material;
• Masă;
• Dimensiuni;
• Destinație;
• Număr mediu de unități utilizate;
• Documentul care confirmă aceste date.

O asemenea evidență ajută la raportarea curentă și devine baza deciziilor privind ambalaje mai ușoare, reutilizabile sau mai ușor de sortat. Reglementarea europeană mută atenția de la obiectul fizic la întregul său parcurs: cutia trebuie cunoscută înainte să fie declarată și urmărită după ce devine deșeu.

Când datele nu mai încap într-un singur tabel

Raportarea deșeurilor de ambalaje se blochează atunci când fiecare departament păstrează câte o bucată din aceeași informație. Achizițiile cunosc masa ambalajului cumpărat, depozitul vede consumul, vânzările cunosc numărul de produse livrate, iar contabilitatea lucrează cu documentele financiare. Fără o legătură între aceste date, apar diferențe greu de explicat.

În astfel de situații, colaborarea cu un partener specializat poate simplifica fluxul. În acest sens, Eco Synergy vine în sprijinul operatorilor economici, preluând raportarea ambalajelor și valorificarea deșeurilor provenite din ambalaje. Pentru companie, acest lucru înseamnă un proces mai clar de centralizare, verificare și documentare, cu un punct dedicat pentru întrebările legate de cantități, materiale și termene.

Un partener bine ales nu poate corecta date care nu au fost colectate la sursă. Calitatea raportării depinde de informațiile transmise de firmă și de modul în care sunt verificate înainte de centralizare. Tocmai de aceea, colaborarea trebuie să pornească de la un inventar realist al fluxurilor interne.

De exemplu, o firmă de comerț electronic expediază, într-un scenariu ipotetic, 8.000 de colete într-o lună. Fiecare colet conține o cutie de 25 x 18 x 8 centimetri, aproximativ 40 de grame de hârtie de protecție și aproape 3 grame de bandă adezivă. Dacă evidența include doar cutia, restul materialelor rămân în afara calculului. Dacă masa este estimată fără o verificare prin cântărirea unui eșantion, diferența se poate repeta la fiecare expediere.

Pentru un flux mai ordonat, merită stabilite câteva reguli interne:

* achizițiile transmit fișele tehnice și modificările de ambalaj;

* logistica notează consumul real și semnalează schimbările de furnizor;

* vânzările comunică volumele de produse livrate pe fiecare canal;

* contabilitatea păstrează documentele financiare corelate cu perioadele de raportare;

* persoana desemnată pentru mediu verifică diferențele înainte de transmiterea declarațiilor.

O astfel de împărțire evită situația în care o singură persoană încearcă să reconstruiască, la final de an, traseul fiecărui kilogram. De multe ori, ordinea informațiilor valorează la fel de mult ca volumul deșeurilor valorificate.

Pregătirea preventivă a dosarului de conformitate

Documentele nu ar trebui strânse în grabă după primirea unei notificări. Un dosar coerent se construiește pe parcursul anului, odată cu fiecare achiziție, livrare, modificare de ambalaj și operațiune de valorificare. Această disciplină reduce timpul de verificare și face mai ușor de observat o cantitate ieșită din tipar.

Într-un control, cantitatea declarată trebuie susținută printr-un traseu logic. Factura arată achiziția, fișa tehnică descrie ambalajul, evidența internă indică folosirea lui, iar documentele de colectare și valorificare arată ce s-a întâmplat ulterior cu deșeurile. Fiecare piesă completează aceeași imagine.

Pentru o verificare internă lunară, poți urmări:

- cantitățile de ambalaje cumpărate și materialele din care sunt alcătuite;

- numărul de produse introduse pe piață și ambalajele asociate;

- diferențele dintre stocul fizic, consumul înregistrat și livrările efective;

- documentele care confirmă colectarea și valorificarea deșeurilor;

- modificările de ambalaj introduse de furnizori sau de departamentul de produs;

- perioadele și termenele aferente declarațiilor către autorități.

Verificarea prin eșantion poate fi utilă când firma are mii de produse sau colete. Alegi un număr reprezentativ de unități, cântărești separat componentele și compari rezultatul cu valorile din fișele tehnice. Dacă diferența se repetă, estimarea inițială trebuie revizuită.

Merită urmărit și modul de arhivare. Documentele trebuie să poată fi găsite după an, categorie de material, furnizor și tip de ambalaj. Un folder cu denumiri clare este mai util decât zeci de fișiere salvate sub nume precum „scanare nouă” sau „factură finală”.

Regulamentul european introduce, la rândul său, perioade de păstrare a documentației tehnice. În paralel, verificările fiscale pot privi ultimii cinci ani de activitate. Pentru o companie, arhiva devine astfel parte din procesul de conformare, nu o colecție administrativă uitată pe un server.

Ambalajele se schimbă repede. Un furnizor poate modifica grosimea unei folii, compoziția unui carton sau dimensiunea unei cutii fără ca echipa financiară să afle imediat. O procedură internă care obligă la actualizarea fișei tehnice după fiecare schimbare poate preveni diferențe aparent inexplicabile.

În final, integrarea managementului ambalajelor în circuitele financiare și operaționale ale unei companii facilitează un control mult mai eficient asupra întregului proces de raportare. Conform calendarului european stabilit, această evidență riguroasă va deveni un pilon esențial în activitățile de achiziții, logistică și dezvoltare de produs.

În 2026, conformitatea reală ține de capacitatea organizației de a demonstra cu precizie masa, materialul și trasabilitatea acestuia, începând de la prima factură și până la valorificarea finală ca deșeu. O pregătire proactivă, realizată de către operatorii economici înainte de termenele limită stabilite de lege, asigură decizii mai bine fundamentate, o documentație clară și o reducere semnificativă a riscurilor de natură financiară în eventualitatea unui control.

Referințe:

- Administrația Fondului pentru Mediu, declarații și contribuții: https://www.afm.ro/taxe_declaratii.php;

- EUR-Lex, Regulamentul (UE) 2025/40 privind ambalajele și deșeurile de ambalaje: https://eur-lex.europa.eu/RO/legal-content/summary/packaging-and-packaging-waste-from-2026.html.

Date de contact:

Eco Synergy

0747 012 198

Email: contact@ecosynergy.ro