Certificatul constatator este unul dintre documentele care pot fi solicitate unei firme în cadrul unei proceduri de achiziție publică. Prin acest document pot fi verificate datele oficiale ale operatorului economic, situația firmei, reprezentanții legali și activitățile pe care aceasta este autorizată să le desfășoare. 

Pentru o firmă care participă la o licitație, informațiile din certificat trebuie să corespundă atât cu datele din ofertă, cât și cu cerințele stabilite de autoritatea contractantă.

O atenție deosebită trebuie acordată activităților autorizate. Firma trebuie să poată desfășura activitatea pentru care depune oferta, iar acest lucru poate fi verificat prin codurile CAEN înscrise în document. Certificatul oferă astfel informații importante despre capacitatea operatorului economic de a desfășura activitatea care face obiectul contractului.

Înainte de depunerea documentelor, este recomandată verificarea denumirii firmei, a CUI-ului, sediului social, administratorilor și activităților autorizate. Dacă au existat modificări recente la Registrul Comerțului, un certificat emis recent va reflecta situația actualizată.

Documentația fiecărei achiziții trebuie citită cu atenție. Autoritatea contractantă stabilește ce documente sunt necesare, în ce etapă trebuie prezentate și ce condiții trebuie să îndeplinească. O verificare făcută din timp ajută firma să pregătească dosarul corect și să răspundă cerințelor procedurii fără întârzieri sau clarificări suplimentare inutile.

Ce informații trebuie verificate în certificatul constatator?

Primul pas este verificarea datelor de identificare. Denumirea completă a firmei, forma juridică, CUI-ul și numărul de ordine din Registrul Comerțului trebuie să corespundă cu informațiile folosite în documentele licitației. Aceeași atenție trebuie acordată sediului social și reprezentanților legali.

Acest lucru este important mai ales dacă firma a trecut recent prin modificări. Schimbarea sediului, a denumirii, a administratorului sau a obiectului de activitate trebuie să fie deja înregistrată la Registrul Comerțului și să apară în documentul folosit în procedură.

Unul dintre cele mai importante elemente este obiectul de activitate. În funcție de cerințele achiziției, autoritatea contractantă poate verifica dacă activitatea corespunzătoare obiectului contractului se regăsește în activitățile operatorului economic.

Înainte de depunerea certificatului, merită verificate în special:

• denumirea firmei și CUI-ul;
• sediul social;
• starea firmei;
• administratorii și reprezentanții legali;
• codul CAEN relevant pentru contract;
• activitățile autorizate;
• punctele de lucru sau sediile secundare, atunci când sunt relevante;
• eventualele modificări recente înregistrate la Registrul Comerțului.

Codul CAEN trebuie diferențiat de codul CPV întâlnit în documentația achiziției. Codurile CPV sunt folosite în sistemul achizițiilor publice pentru clasificarea obiectului contractelor, în timp ce codurile CAEN definesc activitățile economice desfășurate de operator.

De aceea, simpla asemănare dintre denumirea unui cod CAEN și obiectul licitației nu trebuie tratată ca singurul criteriu. Documentația de atribuire arată concret ce condiții trebuie îndeplinite de participant.

Cât de recent trebuie să fie certificatul constatator?

Nu există un termen unic care să poată fi aplicat automat tuturor licitațiilor. Cerințele procedurii sunt cele care trebuie verificate înainte de pregătirea documentelor. Autoritatea contractantă poate preciza momentul în care trebuie prezentat certificatul și condițiile pe care acesta trebuie să le îndeplinească.

Din acest motiv, folosirea automată a unui certificat păstrat de la o procedură anterioară nu este cea mai bună alegere. Un document nou oferă informațiile actuale existente în Registrul Comerțului și reduce riscul apariției unor diferențe între certificat și situația firmei.

În funcție de procedură, certificatul constatator poate fi solicitat împreună cu documentele justificative care confirmă informațiile declarate de operatorul economic. Momentul exact și firmele pentru care trebuie prezentat documentul rezultă din documentația achiziției și din solicitările transmise prin SEAP.

În cazul unei asocieri, trebuie analizate cerințele aplicabile fiecărui membru. Același lucru este valabil pentru subcontractanți sau terți susținători atunci când documentația solicită informații și documente referitoare la aceștia.

Forma juridică trebuie, de asemenea, luată în calcul. Un certificat constatator pentru SRL sau PFA prezintă informațiile oficiale disponibile pentru forma de organizare respectivă. Important este ca documentul depus să răspundă cerințelor concrete ale achiziției.

Cum obții certificatul atunci când ai un termen scurt?

Termenele din achizițiile publice trebuie urmărite cu atenție, mai ales atunci când autoritatea solicită documente într-un interval bine stabilit. Obținerea documentului online poate fi utilă în astfel de situații.

Prin ONRC.info.ro poți trimite o comandă pentru un certificat constatator online 24 de ore din 24. Completezi datele firmei, alegi varianta de emitere potrivită și efectuezi plata online. Cererea intră apoi în fluxul de procesare.

Documentul este emis de ONRC și este livrat în format PDF, semnat electronic, pe email sau WhatsApp. Certificatul prezintă informațiile înregistrate oficial despre firmă, inclusiv datele de identificare, sediul, activitățile economice, administratorii, asociații și alte mențiuni relevante.

Pe ONRC.info.ro sunt disponibile variante de emitere standard și rapidă. Alegerea se poate face în funcție de timpul disponibil până la termenul stabilit pentru depunerea documentelor. Comanda poate fi transmisă oricând, iar emiterea se realizează în intervalul aferent serviciului ales și în funcție de programul ONRC.

După primirea certificatului, documentul trebuie verificat înainte de încărcarea în SEAP. Compară datele cu informațiile din ofertă și cu cerințele din documentația achiziției. Verifică și dacă fișierul este complet, lizibil și păstrează semnătura electronică.

Pregătirea corectă a certificatului constatator începe, așadar, înainte de momentul în care documentul trebuie depus. Verificarea datelor firmei, a activităților autorizate și a cerințelor procedurii poate preveni probleme ușor de evitat. Iar atunci când termenul este scurt, ONRC.info.ro oferă o soluție simplă pentru solicitarea online și primirea documentului în format digital.

Sursa imagine: https://unsplash.com/photos/stacks-of-paper-documents-and-file-folders-snNHKZ-mGfE

 InstaPress